Hieronder vind je een beschrijving van iedere functie binnen de Werkgroep INKOM. Zoals je kunt zien heeft iedere functie een aantal vaste portefeuilles en taken. Daarnaast zijn er een aantal vrij verdeelbare portefeuilles die ieder jaar weer opnieuw ingedeeld kunnen worden. Dit houdt in dat de rollen binnen de functies erg kunnen veranderen en erg flexibel zijn!

Voorzitter

Als voorzitter heb je twee vaste portefeuilles, namelijk Interne & Externe Communicatie en Acquisitie. Naast deze portefeuilles, zijn de overige portefeuilles vrij indeelbaar, waardoor je geheel jouw eigen takenpakket kan samenstellen.

Het voorbereiden en leiden van de vergaderingen, het monitoren van het groepsproces en het in de gaten houden van alle teamleden valt onder Interne Communicatie. Zeker teambuilding is in zo’n dynamisch en druk jaar erg belangrijk en vergt de nodige aandacht, omdat de sfeer veel bijdraagt aan het succes van de INKOM. Daarnaast zal je als voorzitter vrijwel elke maand persoonlijke evaluaties houden met alle teamleden, zodat je op de hoogte bent van alles wat er speelt en de voortgang van de portefeuilles kan bijhouden.

Verder ben je als voorzitter het aanspreekpunt van de Werkgroep INKOM voor verschillende partijen. Je onderhoudt de contacten met Maastricht University, Zuyd Hogeschool, het Studenten Services Centrum, Mondriaan Zorggroep, de ouders, de reünisten en de media. Daarnaast zal je bij diverse borrels het woord mogen richten tot alle genodigden en bovendien mag je de INKOM officieel openen tijdens de Opening!

Tot slot houdt de voorzitter zich veel bezig met Acquisitie, samen met de Vicevoorzitter. Acquisitie is het leggen van contacten met huidige en potentiële samenwerkingspartners om een samenwerking tot stand te brengen voor tijdens de INKOM. De omvang en het bereik van de INKOM maakt deze portefeuille tot een interessante uitdaging maar biedt je tegelijkertijd ook veel opties.

Vicevoorzitter

Als vicevoorzitter ligt je eerste verantwoordelijkheid bij Acquisitie. Samen met de voorzitter ben je het eerste aanspreekpunt voor sponsoren, zul je zelf actief contact onderhouden met bedrijven die geïnteresseerd zijn om samen te werken met de INKOM en ga je op zoek naar nieuwe promotiemogelijkheden voor bedrijven. Deze functie biedt je dus een platform om je sales skills te verbeteren, leert je mee te denken met potentiële sponsoren en vraagt het uiterste van je onderhandelingstactieken.

Een team van acquisitiemanagers zal je hierbij ondersteunen. Het is jouw taak om dit team aan te sturen, wegwijs te maken in de sponsormogelijkheden van de INKOM en ervoor te zorgen dat alle acquisitiemanagers hun target gaan halen. Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor het inzamelen van advertenties voor de INKOMmunication (programmaboekje) en de digitale communicatie en beheer. 

Secretaris

De functie Secretaris heeft drie vaste portefeuilles, namelijk: Secretariële Activiteiten, Drukwerken en Inschrijvingen.

De portefeuille Secretariële Activiteiten omvat een groot deel van de communicatie die bij een jaar WGI komt kijken. Als secretaris beheer je namelijk, naast je eigen mailbox, ook de algemene INKOM telefoonlijn en de algemene INKOM mailbox. Jij fungeert dus als eerste contactpersoon richting allerlei samenwerkingspartners en richting de INKOM deelnemers. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor alle uitnodigingen die de Werkgroep INKOM ontvangt en ook stuurt naar al haar externe contacten. Een ander belangrijk aspect van deze portefeuille is het maken van de notulen tijdens de wekelijkse vergadering(en). De portefeuille Secretariële Activiteiten maakt dat je als secretaris van de groep van vrijwel alles goed op de hoogte bent.

Naast de communicatie via de telefoon, de mailbox, de INKOM uitnodigingen en alle digitale communicatie ben je als Secretaris ook verantwoordelijk voor alles wat wij naar buiten brengen met onze Drukwerken. Samen met een professioneel designer ontwikkel je gedurende het jaar o.a. het INKOM thema, de uitnodigingen, posters, programmaboekjes en cantusbundels. In overleg met de rest van het team probeer je jouw ideeën over te brengen op de designer en ben jij verantwoordelijk voor een goede ontwikkeling van de gehele INKOM thema-uitwerking, welke in alle Drukwerken terugkomt. Binnen deze portefeuille heb je veel vrijheid in je keuzes voor bepaalde Drukwerken en kun je daarnaast al je creativiteit gebruiken.

Als laatste vaste portefeuille ben je samen met de penningmeester verantwoordelijk voor de Inschrijvingen, het proces waarbij ruim 2.700 studenten zich gaan inschrijven voor de INKOM die jij hebt georganiseerd! Super leuk en heel speciaal dus! De Registration is de allereerste activiteit van de INKOM: hier ontmoeten de deelnemers hun groepje en hun mentoren. Aan jullie de taak om dit proces in goede banen te leiden waarbij in een paar uur ongeveer 3.000 deelnemers en 550 mentoren over 290 groepen verdeeld moeten worden. Voordat de INKOM begint ben je natuurlijk al druk bezig geweest met het gebruiksklaar maken van het inschrijfsysteem en de promotie hiervan onder nieuwe studenten van Maastricht University en Zuyd Hogeschool. Als secretaris neemt jij daarnaast het contact met alle deelnemers op je. De penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële aspect van de Inschrijvingen.

Penningmeester

Als penningmeester heb je twee vaste portefeuilles, namelijk: Penningen en Inschrijvingen. De portefeuille penningen omvat eigenlijk alles wat met de financiën te maken heeft van de INKOM. Denk hierbij aan het opstellen van een begroting, het bijhouden van de inkomsten die binnenkomen d.m.v. acquisitie, subsidies, contracten en inschrijving en de uitgaven die worden gemaakt.

Naast de lopende financiële zaken door het jaar heen, ben je ook verantwoordelijk voor de organisatie van alles met waarde tijdens de INKOM. Kortom: het regelen van consumptiemunten, wisselgeld, pinautomaten, merchandise, alles rondom de bar en drankverkoop, kaartverkoop, muntautomaten, inschrijvingen, etc. Dit doe je gelukkig niet allemaal alleen. Tijdens de klusweken en de INKOM heb je een vaste groep binnen de CP, de FCP (Financiële Centrale Post), die jou hierbij helpt. Jij bent wel verantwoordelijk voor het aansturen van deze groep mensen wat vooral een erg leuke taak is omdat het echt een kleine commissie binnen de grotere organisatie van de INKOM is. Ook zullen de penningmeesters van verschillende studentenpartijen op activiteiten helpen. Met hen heb je daarom ook door het jaar heen contact.

Na de INKOM zul je als penningmeester nog het langste op kantoor zitten. Dan ga je namelijk de realisatie maken en kun je kijken of jouw begroting een beetje goed ingeschat was.

Voor de portefeuille Inschrijvingen ben je samen met de secretaris verantwoordelijk voor het proces waarbij ruim 3.000 studenten zich gaan inschrijven voor de INKOM die jij hebt georganiseerd. Als penningmeester neem jij daarnaast het financiële aspect van de inschrijvingen op je. De secretaris is verantwoordelijk voor het contact met alle deelnemers.

Logistiek manager

Als Logistiek Manager ben je verantwoordelijk voor het gehele logistieke proces gedurende de INKOM. Dat betekent onder andere dat je veel contact hebt met verschillende leveranciers, toeziet op de materialenstroom en contactpersoon bent voor de Gemeente en de veiligheidspartners. Het is een complexe klus maar als Logistiek Manager heb je uiteindelijk het totaaloverzicht van wat er tijdens de INKOM gebeurt.  Het schrijven van het draaiboek is dan ook een portefeuille die per definitie onder de Logistieker valt. Het draaiboek geeft uiteindelijk aan hoe de week gaat verlopen. Hoelaat worden de tapmaterialen geleverd, wie neemt deze in ontvangst, wie sluit de materialen aan en vanaf welk tijdstip kan het eerste biertje worden getapt? Deze informatie draag je door middel van het draaiboek over aan de hele organisatie, ofwel, je werkt je hele logistieke proces uit op papier! Binnen het team vervul je een centrale rol. In overleg met je bestuursgenoten ga je samen kijken naar hun activiteiten en geef je waar nodig advies. Gezamenlijk blijf je de activiteiten aanpassen en verbeteren totdat je het punt bereikt dat alle aspecten zijn uitgewerkt en het feestje kan beginnen!

Daarnaast zie je toe op de veiligheid gedurende de INKOM. Dat doe je gezamenlijk met de veiligheidspartners, denk hierbij aan de Politie, Brandweer en Security. Samen met de safety manager van de INKOM stel je het veiligheidsplan op wat de basis is voor de vergunningverlening en de activiteiten op zichzelf. Je gaat kritisch kijken naar ieder detail van de activiteiten en past waar nodig de activiteit aan om het zo veilig mogelijk te maken.

Een andere uitdagende klus zijn de feesten de we in het MECC organiseren. Gezien de logistieke complexiteit van de MECC feesten valt ook deze portefeuille onder de verantwoordelijkheid van de Logistiek Manager. Je bent dan ook projectmanager voor een activiteit waar 7.000 bezoekers op af komen. Hoe gaat de zaalindeling worden, waar komen de barren te staan, hoe hoog maak je het podium, hoeveel lampen en LEDpanelen ga je in de trussen plaatsen en last but not least, waar plaats je de vuurwerkeffecten, waar komen de vuurkanonnen te staan en hoeveel lasers plaats je in de zaal. Genoeg ruimte voor creativiteit en samen met een aantal professionele leveranciers werk je deze punten uit met als resultaat één van de grootste studentenfeesten van Nederland! Top artiesten als Ferry Corsten, Sander van Doorn, DJ Chuckie en Sunnery James & Ryan Marciano zijn in het verleden geboekt en ieder jaar is het weer de uitdaging om een aantal topartiesten in huis te halen. Kortom, een gigantisch project en een unieke kans om dit te mogen organiseren!

Portefeuilles toegewezen bij sollicitatie:

Contactpersoon studentenpartijen:

Als contactpersoon studentenpartijen ben jij verantwoordelijk voor het (dagelijks) contact met de studentenpartijen. Dit houdt in dat jij met hen bespreekt wat voor activiteiten ze organiseren tijdens de INKOM, wat ze in het programmaboekje hebben staan en met hen bespreekt wat de rol van studentenpartijen gaat zijn tijdens jouw INKOM.

Marketing, werving en digitaal beheer:

Als portefeuillehouder van Marketing, Werving en Digitaal Beheer ben jij vanzelfsprekend de verantwoordelijke voor de marketing. Dit houdt in dat je verantwoordelijk bent van alle uitingen van de INKOM op social media, nieuwsbrieven, de website en voor de werving. Als portefeuillehouder neem je ook promotiemanagers aan die je bij deze taak kunnen helpen! Met hen samen ga je ervoor zorgen dat je zo veel mogelijk MECC tickets verkoop en zo veel mogelijk deelnemers zich voor de INKOM laat inschrijven!