Privacyverklaring INKOM

INKOM is onderdeel van de Universiteit Maastricht. Jouw privacy is belangrijk voor de Universiteit Maastricht (UM) en daarom gaat de UM zorgvuldig om met je gegevens. De UM is de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens. Hoe de UM jouw privacy waarborgt is uiteengezet in deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring heeft specifiek betrekking op de werkzaamheden van de INKOM, de algemene introductieweek van Maastricht voor alle nieuwe studenten van Maastricht University en Zuyd Hogeschool. De INKOM verwerkt de gegevens van bezoekers van de INKOM evenementen. Dat zijn onder andere nieuwe studenten, vrijwilligers die meehelpen tijdens de INKOM, maar ook derden die wensen deel te nemen aan de INKOM.

De UM heeft ook een algemene privacyverklaring, welke je kunt vinden op www.maastrichtuniversity.nl/about-um/um-general-privacy-statement. Deze algemene privacyverklaring regelt de verwerkingen die niet specifiek in de privacyverklaring INKOM worden genoemd. Hier en daar zal er worden verwezen naar deze algemene privacyverklaring voor meer informatie.

 

Contactgegevens

Heb je vragen over deze privacyverklaring, wil je meer weten over hoe de UM omgaat met persoonsgegevens of heb je misschien een klacht, dan kan je terecht bij:

 

Universiteit Maastricht

T.a.v. Functionaris voor gegevensbescherming

Postbus 616

6200 MD Maastricht

privacy@maastrichtuniversity.nl

 

Je kunt de functionaris voor gegevensbescherming van de UM bovendien rechtstreeks bereiken via fg@maastrichtuniversity.nl.

 

Welke persoonsgegevens de UM verwerkt

In het kader van de INKOM kan de UM de verschillende persoonsgegevens verwerken.

 

De persoonsgegevens die voor alle bezoekers van de INKOM verwerkt kunnen worden:

• NAW-gegevens;
• E-mailadres;
• Geslacht;
• Nationaliteit;
• Telefoonnummer;
• Geboortedatum en leeftijd;
• Bankrekeningnummer inclusief tenaamstelling;
• Gebruikersnaam en IP-adres;
• Beeldopnames en foto’s;
• Voorkeurstaal;
• Informatie over hoe je op de website van de INKOM terecht bent gekomen.

 

De persoonsgegevens die daarnaast voor deelnemers verwerkt kunnen worden:

• Studie;
• Studentnummer;
• Dieetvoorkeur tijdens de BBQ van de INKOM;
• Voorkeuren voor groepsindeling;
• Contactgegevens in geval van nood.

 

De persoonsgegevens die daarnaast voor mentoren verwerkt kunnen worden:

• Studierichting;
• Studentnummer;
• Dieetvoorkeur tijdens de BBQ van de INKOM;
• Voorkeuren voor groepsindeling;
• Voorkeurspartner aan de hand van e-mailadres van partner;
• Lidmaatschap van een (studenten)vereniging. 

 

De persoonsgegevens die daarnaast voor de vrijwilligers verwerkt kunnen worden:

• Kledingmodel en kledingmaat;
• Voorkeurspartner aan de hand van e-mailadres van partner;
• Voorkeurspositie;
• Interesse om als chauffeur voor INKOM te werken en zo ja, het hebben van een rijbewijs (incl. type) of certificaten (incl. type);
• Beschikbaarheid kort voorafgaand aan de INKOM en tijdens de INKOM.

 

 

 

De UM verkrijgt een groot deel van de gegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld doordat je een account aanmaakt op de website van de INKOM. Andere gegevens verkrijgt de UM van derden die in opdracht van de UM jouw persoonsgegevens hebben verwerkt of die wettelijk verplicht zijn jouw persoonsgegevens met de UM te delen.

 

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens van gevoelige aard. Bijvoorbeeld gegevens waaruit jouw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religie of levensbeschouwing, lidmaatschap van een studentenvereniging¹ of jouw seksuele geaardheid blijkt. Daarnaast zijn gegevens over je gezondheid, genetische gegevens of biometrische gegevens waarmee je geïdentificeerd kan worden (zoals een vingerafdruk) eveneens bijzondere persoonsgegevens.

 

In het kader van de werkzaamheden van de INKOM heeft de UM niet als doel om bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Echter, het kan incidenteel wel gebeuren, bijvoorbeeld wanneer je aangeeft dat je speciale voorzieningen nodig hebt, bepaalde medicatie gebruikt waar rekening mee moet worden gehouden, een specifiek dieet volgt of wanneer je deze gegevens ongevraagd kenbaar maakt. De INKOM gaat zorgvuldig om met de gegevens.

 

Doeleinden

De UM verwerkt bovenstaande persoonsgegevens met de volgende doeleinde: het mogelijk maken van deelname aan de INKOM. Hieronder valt onder andere het aanmaken van een account bij het inschrijfsysteem en online platform van de INKOM door Tactile het gebruik van de applicatie van Tactile, het registeren van contactpersoon voor noodgevallen, het opnemen en onderhouden van contact met je voorafgaand aan, gedurende en na de INKOM en het bieden van de juiste faciliteiten gedurende de INKOM, zoals eten naar dieetwens of allergie. Ook na de INKOM kunnen je gegevens nog worden verwerkt, bijvoorbeeld als er problemen zijn met betrekking tot betaalgegevens, maar ook als je je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief.

 

Daarnaast verzamelt de INKOM persoonsgegevens van (toekomstige) vrijwilligers, onder andere om de juiste kleding beschikbaar te stellen, de juiste communicatietaal te gebruiken, de voorkeuren van de vrijwilliger voor wat betreft partner en functie zoveel mogelijk in acht te nemen en de beschikbaarheid van de vrijwilligers te registeren.

 

De UM verwerkt bovendien persoonsgegevens (beeldopnamen) voor promotiedoeleinden.

 

Verwerkingsgrond

Wanneer de UM jouw persoonsgegevens verwerkt, dan wordt deze verwerking gebaseerd op een verwerkingsgrond. Een verwerkingsgrond is de reden waarom persoonsgegevens worden verwerkt.

 

De UM verwerkt jouw persoonsgegevens voornamelijk voor de uitvoering van haar overeenkomst met jou voor jouw deelname aan de INKOM.

 

Voor het verwerken van sommige persoonsgegevens kan de UM daarnaast jouw toestemming vragen. De verwerkingsgrond is in dat geval toestemming.

 

Soms heeft de INKOM een wettelijke plicht om jouw persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld als er een incident plaatsvindt tijdens de INKOM waar de politie bij betrokken wordt. Ook kan het mogelijk zijn dat de UM jouw gegevens verwerkt om jouw vitale belangen te beschermen, bijvoorbeeld in het geval van een medisch noodgeval.

 

Tot slot heeft de UM soms een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van jouw persoonsgegevens. Daar is sprake van bij het maken van beeldmateriaal tijdens de INKOM. Deze kunnen worden gebruikt voor promotiedoeleinden. Jij mag daartegen bezwaar maken (zie ook ‘Jouw rechten’). Dit bezwaar kan je kenbaar maken via inkom@maastrichtuniversity.nl of privacy@maastrichtuniversity.nl.

 

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden door de UM niet langer bewaard dan noodzakelijk is om het doel van de verwerking te realiseren of om te voldoen aan een wettelijke plicht. Na afloop van de INKOM worden de meeste persoonsgegevens na zes maanden verwijderd gerekend vanaf de laatste INKOM-activiteit waarvoor je je als deelnemer (nieuwe student) of mentor hebt ingeschreven of waarvoor je een ticket hebt gekocht. Als je op dat moment nog wel ingeschreven staat voor de nieuwsbrief, word je automatisch uitgeschreven.

 

Uitgezonderd hiervan zijn betalingsgegevens; die moeten gedurende zeven jaar bewaard worden.

 

Ontvangers van persoonsgegevens

Binnen de UM zijn er maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat enkel de personen die je persoonsgegevens moeten verwerken toegang daartoe hebben. Je persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld, met uitzondering van de partijen die de UM in staat stellen de werkzaamheden van de INKOM uit te voeren kunnen toegang hebben tot persoonsgegevens. De INKOM heeft met deze partijen schriftelijke afspraken gemaakt over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens. Hierbij kan je denken aan Tactile als zijnde de maker van het inschrijfsysteem  en cashlessbetaalsysteem, de betalingsprovider, fotografen, videoteam en de vrijwilligers van de INKOM.

 

Jouw rechten

De privacywetgeving geeft jou een aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Deze rechten staan hieronder kort benoemd. In de algemene privacyverklaring op www.maastrichtuniversity.nl vind je meer informatie over elk van deze rechten en hoe je deze rechten uitoefent.

 

Je hebt het recht op inzage, correctie en wissing van je persoonsgegevens. Daarnaast heb je het recht de verwerking te laten beperken, je gegevens over te laten dragen aan een andere partij en het recht om bezwaar te maken wanneer er wordt verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang.

 

Wanneer je een van de onderstaande rechten wilt uitoefenen kan je daarvoor schriftelijk contact opnemen met privacy@maastrichtuniversity.nl of rechtstreeks met functionaris voor gegevensbescherming via fg@maastrichtuniversity.nl.

 

Wanneer je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door de UM, kun je hierover contact opnemen met de UM via bovenstaande contactgegevens. Je hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens kun je lezen hoe je dat moet doen.

 

INKOM Privacy Statement

 

The INKOM is part of Maastricht University. Your privacy is important to Maastricht University (UM) and UM therefore treats your data with care. UM is the controller of your personal data. This privacy statement explains how UM safeguards your privacy.

 

This privacy statement specifically pertains to the activities for the benefit of the INKOM, the general introductory week of Maastricht University for all its new students. The INKOM processes the data of those participating in the INKOM. This includes – among others – new students, volunteers assisting during the INKOM, but also third parties who wish to participate in the INKOM.

 

UM also has a general privacy statement, which can be found at www.maastrichtuniversity.nl/about-um/um-general-privacy-statement. This general privacy statement concerns the processing of data not specifically referred to in this INKOM Privacy Statement. The general privacy statement will be referred to from time to time in this document for information purposes.

 

Contact details

If you have a query about this privacy statement or want to know more about how UM handles personal data, or if you have a complaint, please contact:

 

Maastricht University

attn. Data Protection Officer

PO Box 616

6200 MD Maastricht

privacy@maastrichtuniversity.nl

 

You can also contact UM's Data Protection Officer directly by emailing fg@maastrichtuniversity.nl.

 

What personal data does UM process?

Within the framework of the INKOM, UM can process the following personal data:

 

Personal data that may be processed for all visitors of the INKOM:

• Name and address details;
• Email address;
• Gender;
• Nationality;
• Telephone number;
• Date of birth and age;
• Bank account number including ascription;
• User name and IP address;
• Image captures and photos;
• Preferred language;
• Information on how you reached the INKOM website.

 

Personal data that may be processed for participants of the INKOM:

• Study;
• Student ID number;
• Dietary wishes during the Picknick of the INKOM;
• Preferences with regard to the placement into mentor groups;
• Contact details in case of emergency.

 

Personal data that may be processed for mentors of the INKOM:

• Study;
• Student ID number;
• Dietary wishes during the Picknick of the INKOM;
• Preferences with regard to the placement into mentor groups;
• Preferred partner by partner’s email address;
• Membership of a (student)association.

 

Personal data that may be processed for volunteers of the INKOM:

• Clothing model and size;
• Preferred partner by partner’s email address;
• Preferred working position;
• Interest in working for the INKOM as a driver and, if so, whether you have a driving licence (incl. the type) or certificate (incl. the type);
• Availability shortly before the INKOM and during the INKOM.

 

 

 

UM receives a large portion of the data directly from you, for example as a result of you creating an account on the INKOM website. UM acquires other data from third parties that have processed your personal data on UM's instruction or that are legally obliged to share your personal data with UM.

 

Sensitive personal data

Sensitive personal data are data that are sensitive in nature. For example, these can be data that reveal your race or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, membership of a student association¹ or sexual orientation. The term 'sensitive personal data' also includes data about your health, genetic data or biometric data through which you can be identified (e.g. a fingerprint).

 

In principle, UM processes no sensitive personal data for the purpose of the INKOM activities. However, it may do so on occasion, for example if you have indicated that you require special facilities, use medication that must be taken into consideration, are on a specific diet or provide these data at your own initiative. The INKOM will handle your data with diligence and care.

 

Purposes

UM processes the above personal data in order to make it possible for you to participate in the INKOM. This includes creating an account with the INKOM's registration system and online platform of Tactile, make use of Tactile's application, registering contact for emergencies, contacting and maintaining contact with you prior to, during and after the INKOM, and providing the appropriate facilities during the INKOM, such as food according to dietary needs or allergies. Your data may be processed even after the INKOM, for example if there are issues with regard to payment details, but also if you have subscribed for the newsletter.

 

In addition, the INKOM collects personal data of current and future volunteers, in order to be able to provide the proper clothing, use the correct language for communication, take as much account as possible of the volunteer's preferences in terms of partner and position and register a crew member's availability, among other reasons.

 

In addition, UM processes personal data (image captures) for promotional purposes.

 

Lawful basis for processing

Whenever UM processes your personal data, it does so with a lawful basis for processing. A lawful basis for processing is the grounds for processing personal data.

 

UM primarily processes your personal data for the benefit of performing its agreement with you regarding your participation in the INKOM.

 

UM may require additional permission from you to process certain personal data. In that case, the lawful basis for processing is 'permission'.

 

Sometimes, the INKOM is legally obliged to process your personal data, if there is an incident during the INKOM in which the police is involved, for example. In addition, UM may process your data in order to protect your vital interests, such as in the event of a medical emergency.

 

Finally, UM sometimes has a legitimate interest in processing your personal data. This applies to the pictures taken and videos made during the INKOM. These may be used for promotional purposes. If you wish to object to this (also refer to 'Your rights'), you can make your objections known via inkom@maastrichtuniversity.nl or privacy@maastrichtuniversity.nl.

 

Retention periods

UM does not keep personal data for longer than is necessary to achieve the purpose of processing or to comply with a legal obligation. After the INKOM, most personal data are deleted within 6 months of the last INKOM activity for which you registered as a participant (new students) or as a mentor, or for which you purchased a ticket. If you are still subscribed to the newsletter at that time, you will be automatically unsubscribed.

 

This excludes payment details, which must be kept for a period of seven years.

 

 

Recipients of personal data

UM has taken steps to ensure that only those individuals who need to process your personal data have access to them. Your personal data will not be used by third parties, with the exception of those parties that enable UM to perform the activities of the INKOM, which may have access to the personal data. INKOM has concluded written agreements with these parties concerning the processing and security of personal data. This includes, for example, Tactile as creator of the registration system and cashless payment system, the payment provider, photographers, video team and the INKOM volunteers.

 

Your rights

Privacy legislation gives you a number of rights in relation to your personal data. These are outlined below. The general privacy statement at www.maastrichtuniversity.nl contains more information about each of these rights and how to exercise them.

 

You have the right to inspect, rectify or delete your personal data. In addition, you have the right to restrict processing, to have your data transferred to another party and to object if your data are processed on the basis of a legitimate interest.

 

If you wish to exercise one of the rights described below, please email privacy@maastrichtuniversity.nl or contact the Data Protection Officer directly at fg@maastrichtuniversity.nl.

 

If you have a complaint about the way UM processes your personal data, please contact UM using the contact details above. Moreover, you have the right to submit a complaint to the Dutch Data Protection Authority. Details of how to do this can be found on the Data Protection Authority's website.