Privacy Verklaring

Privacyverklaring INKOM
Versie 29-04-2019

INKOM is onderdeel van de Universiteit Maastricht. Jouw privacy is belangrijk voor de Universiteit Maastricht (UM) en daarom gaat de UM zorgvuldig om met je gegevens. De UM is de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens. Hoe de UM jouw privacy waarborgt is uiteengezet in deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring heeft specifiek betrekking op de werkzaamheden van de INKOM, de algemene introductieweek van Maastricht voor alle nieuwe studenten van Maastricht. De INKOM verwerkt de gegevens van deelnemers aan de INKOM. Dat zijn onder andere nieuwe studenten, vrijwilligers die meehelpen tijdens de INKOM, maar ook derden die wensen deel te nemen aan de INKOM.

De UM heeft ook een algemene privacyverklaring, welke je kunt vinden op www.maastrichtuniversity.nl/about-um/um-general-privacy-statement. Deze algemene privacyverklaring regelt de verwerkingen die niet specifiek in de privacyverklaring INKOM worden genoemd. Hier en daar zal er worden verwezen naar deze algemene privacyverklaring voor meer informatie.

 

Contactgegevens

Heb je vragen over deze privacyverklaring, wil je meer weten over hoe de UM omgaat met persoonsgegevens of heb je misschien een klacht, dan kan je terecht bij:

Universiteit Maastricht

T.a.v. Functionaris voor gegevensbescherming

Postbus 616

6200 MD Maastricht

privacy@maastrichtuniversity.nl

Je kunt de functionaris voor gegevensbescherming van de UM bovendien rechtstreeks bereiken via fg@maastrichtuniversity.nl.

 

Welke persoonsgegevens de UM verwerkt

In het kader van de INKOM kan de UM de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • NAW-gegevens;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Telefoonnummer;
  • Geboortedatum en leeftijd;
  • Nationaliteit;
  • Bankrekeningnummer;
  • Studierichting;
  • Studentnummer;
  • Dieetwensen en allergieën;
  • Voorkeuren voor groepsindeling;
  • Gebruikersnaam, IP-adres, sociale media accounts;
  • Locatiegegevens met betrekking tot gebruik van de website en de app;
  • Beeldopnames;
  • Kledingmaat (voor vrijwilligerskleding);
  • Voorkeurstaal;
  • Voorkeurspartner (voor indeling van crew);
  • Voorkeurspositie (voor indeling van crew);
  • Interesse om als chauffeur voor INKOM te werken en zo ja, het hebben van een rijbewijs (incl. type) of certificaten (incl. type);
  • Lidmaatschap van een vereniging (bij mentoren);
  • Beschikbaarheid als vrijwilliger;
  • Informatie over hoe je op de website van INKOM terecht bent gekomen;
  • Contactgegevens in geval van nood.

De UM verkrijgt een groot deel van de gegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld doordat je een account aanmaakt op de website van de INKOM. Andere gegevens verkrijgt de UM van derden die in opdracht van de UM jouw persoonsgegevens hebben verwerkt of die wettelijk verplicht zijn jouw persoonsgegevens met de UM te delen.

 

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens van gevoelige aard. Bijvoorbeeld gegevens waaruit jouw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religie of levensbeschouwing, lidmaatschap van een vakbond of jouw seksuele geaardheid blijkt. Daarnaast zijn gegevens over je gezondheid, genetische gegevens of biometrische gegevens waarmee je geïdentificeerd kan worden (zoals een vingerafdruk) eveneens bijzondere persoonsgegevens.

In het kader van de werkzaamheden van de INKOM heeft de UM niet als doel om bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Echter, het kan incidenteel wel gebeuren, bijvoorbeeld wanneer je aangeeft dat je speciale voorzieningen nodig hebt, bepaalde medicatie gebruikt waar rekening mee moet worden gehouden, een specifiek dieet volgt of wanneer je deze gegevens ongevraagd kenbaar maakt. De INKOM gaat zorgvuldig om met de gegevens.

 

Doeleinden

De UM verwerkt bovenstaande persoonsgegevens met de volgende doeleinde: het mogelijk maken van deelname aan de INKOM. Hieronder valt onder andere het aanmaken van een account bij de website van de INKOM, het gebruik van de website en de INKOM app, het registeren van contactpersoon voor noodgevallen, het opnemen en onderhouden van contact met je voorafgaand aan en gedurende de INKOM en het bieden van de juiste faciliteiten gedurende de INKOM, zoals eten naar dieetwens . Ook na de INKOM kunnen je gegevens nog worden verwerkt, bijvoorbeeld als er problemen zijn met betrekking tot betaalgegevens, maar ook als je je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief.

Daarnaast verzamelt de INKOM persoonsgegevens van (toekomstige) vrijwilligers, onder andere om de juiste kleding beschikbaar te stellen, de juiste communicatietaal te gebruiken, de voorkeuren van de vrijwilliger voor wat betreft partner en functie zoveel mogelijk in acht te nemen en de beschikbaarheid van de crewmember te registeren.

De UM verwerkt bovendien persoonsgegevens (beeldopnamen) voor promotiedoeleinden.

 

Verwerkingsgrond

Wanneer de UM jouw persoonsgegevens verwerkt, dan wordt deze verwerking gebaseerd op een verwerkingsgrond. Een verwerkingsgrond is de reden waarom persoonsgegevens worden verwerkt.

De UM verwerkt jouw persoonsgegevens voornamelijk voor de uitvoering van haar overeenkomst met jou voor jouw deelname aan de INKOM.

Voor het verwerken van sommige persoonsgegevens kan de UM daarnaast jouw toestemming vragen. De verwerkingsgrond is in dat geval toestemming.

Soms heeft de INKOM een wettelijke plicht om jouw persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld als er een incident plaatsvindt tijdens de INKOM waar de politie bij betrokken wordt. Ook kan het mogelijk zijn dat de UM jouw gegevens verwerkt om jouw vitale belangen te beschermen, bijvoorbeeld in het geval van een medisch noodgeval.

Tot slot heeft de UM soms een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van jouw persoonsgegevens. Daar is sprake van bij het maken van foto’s en filmpjes tijdens de INKOM. Deze kunnen worden gebruikt voor promotiedoeleinden. Jij mag daartegen bezwaar maken (zie ook ‘Jouw rechten’). Dit bezwaar kan je kenbaar maken via inkom@maastrichtuniversity.nl of privacy@maastrichtuniversity.nl.

 

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden door de UM niet langer bewaard dan noodzakelijk is om het doel van de verwerking te realiseren of om te voldoen aan een wettelijke plicht. Na afloop van de INKOM worden de meeste persoonsgegevens na twee jaar verwijderd gerekend vanaf de laatste INKOM-activiteit waarvoor je je als deelnemer (nieuwe student) of mentor hebt ingeschreven of waarvoor je een ticket hebt gekocht. Als je op dat moment nog wel ingeschreven staat voor de nieuwsbrief, word je automatisch uitgeschreven.

Uitgezonderd hiervan zijn betalingsgegevens; die moeten gedurende zeven jaar bewaard worden.

 

Ontvangers van persoonsgegevens

Binnen de UM zijn er maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat enkel de personen die je persoonsgegevens moeten verwerken toegang daartoe hebben. Je persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld, met uitzondering van de partijen die de UM in staat stellen de werkzaamheden van de INKOM uit te voeren kunnen toegang hebben tot persoonsgegevens. De INKOM heeft met deze partijen schriftelijke afspraken gemaakt over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens. Hierbij kan je denken aan de app-maker (Digital Card Solutions B.V.), de betalingsprovider (Twelve B.V.), fotografen en de vrijwilligers van de INKOM.

 

Jouw rechten

De privacywetgeving geeft jou een aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Deze rechten staan hieronder kort benoemd. In de algemene privacyverklaring op www.maastrichtuniversity.nl vind je meer informatie over elk van deze rechten en hoe je deze rechten uitoefent.

Je hebt het recht op inzage, correctie en wissing van je persoonsgegevens. Daarnaast heb je het recht de verwerking te laten beperken, je gegevens over te laten dragen aan een andere partij en het recht om bezwaar te maken wanneer er wordt verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang.

Wanneer je een van de onderstaande rechten wilt uitoefenen kan je daarvoor schriftelijk contact opnemen met privacy@maastrichtuniversity.nl of rechtstreeks met functionaris voor gegevensbescherming via fg@maastrichtuniversity.nl.

Wanneer je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door de UM, kun je hierover contact opnemen met de UM via bovenstaande contactgegevens. Je hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens kun je lezen hoe je dat moet doen.